artikel

Diëtisten vertellen: hoe start je je eigen praktijk? *

Voedingscommunicatie

Diëtisten vertellen: hoe start je je eigen praktijk? *

Het opzetten van een eigen diëtistenpraktijk vraagt een flinke investering in tijd, inzet en geld, maar is de moeite waard. Daarbij zijn een gedegen motivatie en voorbereiding belangrijk. Dit stelt de Diëtisten Coöperatie Nederland (DCN) die 3 juni in hotel Lapershoek in Hilversum een startersochtend hield voor studenten en diëtisten die overwegen een eigen praktijk te beginnen.

De ochtend werd geopend door Willy Gilbert, voorzitter van DCN. Mariëtte Jansen, diëtist en manager kwaliteit van DCN presenteerde vervolgens diverse punten waar ondernemende diëtisten rekening mee moeten houden bij het starten van een eigen praktijk. Startende diëtisten zouden zich als eerste af moeten vragen waarom zij zich vrij willen vestigen. ‘Ook zou je jezelf af moeten vragen of je geschikt bent als ondernemer en of je daarvoor de benodigde kwaliteiten in huis hebt’, aldus Jansen. ‘Voor alle diëtisten is het belangrijk dat ze zich laten inschrijven bij het kwaliteitsregister voor paramedici. Je moet als diëtist voldoen aan de kwaliteitscriteria die zijn vastgesteld op het gebied van werkervaring en deskundigheidsbevordering.’ Elke vijf jaar dienen diëtisten zich opnieuw in te schrijven. In deze periode moeten paramedici de benodigde punten halen door middel van bijvoorbeeld bijscholing.

Van de omzet die de zelfstandige diëtist maakt moet alles, inclusief verzekeringen, huur, materialen en pensioen, worden betaald. De DCN geeft als tip om hiervoor de ‘wegwijzer bij vestiging’ te raadplegen. Hierin staat onder andere uitgelegd welke kosten er bij een zelfstandige praktijk komen kijken.

Kamer van koophandel
Een volgende stap is het inschrijven bij de Kamer van koophandel, wat voor alle zelfstandigen verplicht is. De ondernemer moet dan kiezen voor een bepaalde rechtsvorm. Dit bepaalt onder andere wie er aansprakelijk is voor de schulden van de onderneming. Voorbeelden van rechtsvormen zijn de eenmanszaak, de besloten vennootschap en de maatschap.

Directe toegankelijkheid diëtist
De diëtist is sinds enige tijd vrij toegankelijk, dat wil zeggen dat er geen verwijzing nodig is. De diëtist moet dan wel een screening doen. Niet alle zorgverzekeraars  vergoeden als er zonder verwijzing gewerkt wordt. De zorgverzekeraars die dit wel vergoeden stellen als eis dat de cursus ‘Directe Toegankelijkheid’ is gevolgd. Daarnaast vergoeden zij 10 minuten, terwijl een screening doorgaans 15 minuten vergt. Zakelijk gezien kan het daardoor handiger zijn om wel via verwijzing te werken. Om rechtstreeks bij VECOZO , het ‘digitale loket van de zorgverzekeraars’, te kunnen declareren moet de diëtist een AGB-code aanvragen.

Plannen maken
De DCN geeft het advies een ondernemingsplan op te stellen voor diëtisten die een eigen praktijk willen starten. Dit kan zinvol zijn als er geïnvesteerd moet worden, maar kan ook dienen als een goede voorbereiding. ‘Het ondernemingsplan geeft inzicht in je positie, je doelen en de haalbaarheid van je idee’, aldus Jansen. Ook is het handig om aan het eind van het jaar een jaarverslag te maken om inzicht te krijgen in wat er allemaal is gedaan, aangeschaft en welke plannen er nog zijn.

‘Hier ben ik’
Ook stelt de Diëtistencoöperatie dat het handig is om als startende diëtist een lijst te maken met personen en instanties die hij of zij op de hoogte wil brengen van het feit dat hij of zij zich vrij gaat vestigen. Denk hierbij aan collega’s, huisartsen, tandartsen, jeugdartsen bij de GGD, andere paramedici, schooladviesdiensten, GGZ, thuiszorg, apotheken, ziekenhuizen en verzorgingshuizen, de gemeentelijke afdeling Welzijn en/of gezondheid en patiëntenverenigingen. De DCN raadt aan in de vestigingsbrief een korte omschrijving te geven van het beroep diëtist. ‘Verder is het een must om een website te maken en raadzaam om folders te verspreiden, gebruik te maken van social media en eventueel een advertentie te plaatsen, zodat patiënten de diëtist kunnen vinden’, aldus Jansen.

Verder is het verstandig om de contacten met bijvoorbeeld verwijzers goed bij te houden, bijvoorbeeld door een professionele terugrapportage en het bezoeken van artsen. Het advies van de DCN is dan ook om een jaarschema op te stellen voor de bezoeken en deze goed voor te bereiden.

In de praktijk
Veel zorgverzekeraars stellen eisen aan de praktijk. Zelfstandige diëtisten zijn verplicht om te beschikken over een praktijkruimte en een wachtruimte. Ook is het een voorwaarde dat de praktijkruimte bereikbaar is voor bijvoorbeeld patiënten in een rolstoel of zijn er op basis van het type spreekuur eisen verbonden aan het aantal stoelen in de wachtruimte. Tevens dient er een toilet met fontein aanwezig te zijn en moet de privacy van de patiënten gewaarborgd worden. Sinds een aantal jaar is door de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) de ‘vrije prijsvorming dieetadvisering’ ingevoerd. Het is wettelijk verplicht om een prijslijst op een zichtbare plek in de wachtkamer te hangen.

Overzichtelijke administratie
De administratie wordt meestal niet als ‘leukste’ taak ervaren. De DCN geeft hiervoor adviezen om het zo overzichtelijk mogelijk te maken. Zo wordt aangeraden om de administratie op een vast tijdstip aan het begin van de week te plannen. Ook is het handig om een aparte agenda voor zakelijke afspraken aan te schaffen. Een goede tijdsregistratie is belangrijk, de Belastingdienst kan namelijk navraag doen naar de totale tijdinvestering als de diëtist in aanmerking wil komen voor ‘zelfstandigenaftrek’.

Verder zijn diëtisten verplicht om een digitaal patiëntendossier aan te leggen om te kunnen declareren. EVRY, Raam, Intramed of Vodisys zijn voorbeelden van digitale cliënt-registratieprogramma’s. Verder kunnen zorgverleners met de UZI-pas elektronisch toegang krijgen tot patiëntinformatie. De DCN raadt ook aan om een zakelijke bankrekening te openen.

‘Kunnen we dat declareren?’
Op dit moment krijgen cliënten drie uur per kalenderjaar vergoed vanuit de basisverzekering. De geleverde zorg wordt verrekend met het eigen risico. Cliënten met COPD, diabetes mellitus type 2 en een cardiovasculair risico vallen binnen samenwerkingsafspraken die gemaakt zijn met een zorggroep. Jansen: ‘Het is dus belangrijk dat diëtisten zich bij een dergelijke samenwerking aansluiten.’ Verder is het verstandig om contracten af te sluiten met de zorgverzekeraars. ‘Je kunt dan rechtstreeks digitaal declareren bij de zorgverzekeraars (via VECOZO). Je kunt er ook voor kiezen om geen contracten af te sluiten en rechtstreeks bij de cliënt te factureren. Deze moet dan zelf zorgen dat hij de kosten vergoed krijgt. Omdat er dan zonder contract wordt gewerkt, keren de verzekeraars doorgaans minder uit.’

Verzekeringen en belastingzaken
Diëtisten doen er volgens de DCN verstandig aan om zich te laten informeren bij verschillende verzekeringsmaatschappijen over voorwaarden en premies rond aansprakelijkheidsverzekeringen, arbeidsongeschiktheidsverzekeringen, pensioensverzekeringen, enz. ‘Onmisbaar is de beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Andere verzekeringen hangen af van je persoonlijke situatie. Voor meer informatie hierover kan de ‘wegwijzer bij vestiging’ van de DCN worden geraadpleegd.’

Als de dienstverlening valt onder het deskundigheidsgebied, zoals dit omschreven is in de Wet BIG, zijn diëtisten vrijgesteld van het heffen en afdragen van BTW. Diëtisten kunnen in aanmerking komen voor de zelfstandigenaftrek als zij ten minste per jaar 1.225 uur besteed hebben aan hun praktijk. Starters kunnen in de eerste vijf jaar van hun onderneming in totaal drie keer een extra bedrag van hun winst aftrekken. Ook hiervoor zijn bepaalde voorwaarden opgesteld waaraan de diëtist moet voldoen.

Starten tijdens de crisis, moet je dit nu wel doen?
Dit is een vraag waar Marleen van Valkenhoef volmondig ja op zou zeggen. Van Valkenhoef is diëtist en heeft sinds 1 juli 2012, in een franchiseconstructie DCN Voedingsadvies, praktijk Vianen onder haar hoede. Ze is in 2003 afgestudeerd als diëtist in Nijmegen. Ze zocht naar verdieping en is daarom de vervolgstudie Voeding en Gezondheid aan Wageningen Universiteit gaan volgen. Na vervolgens in verschillende bedrijven te hebben gewerkt, waaronder een vleesverwerkingsbedrijf, is Van Valkenhoef na gaan denken over wat ze nu echt wilde. ‘Nadat ik vanuit een loopbaantraject zelfonderzoek had gedaan kwam ik tot de conclusie dat voor mezelf werken goed bij me zou passen.’ Ze solliciteerde op een vacature van de DCN voor de overname van een praktijk in Vianen. Dit was een praktijk die dertig jaar lang door een diëtist is gerund. Al snel werd bekend dat zij was gekozen. ‘De omgeving reageerde wisselend. Nu in deze tijd? De diëtist zit toch niet meer in het basispakket, hoe kom je aan cliënten?’ Van Valkenhoef heeft zich niet van de wijs laten brengen en heeft binnen twee weken de praktijk overgenomen. Omdat ze contracten wilde sluiten met zorgverzekeraars en al een aantal jaar niet meer als diëtist had gewerkt moest ze opnieuw worden opgenomen in het kwaliteitsregister. Van Valkenhoef moest een scholingsplan schrijven om haar 160 punten te halen. ‘Dit was pittig, maar ik was blij met de begeleiding van de DCN. Er kwam veel op me af, daarom heb ik in Excel een overzichtelijke to do-lijst gemaakt.’ Ondertussen moest de diëtist nog enkele cliënten begeleiden. ‘In die tijd waren er nog weinig cliënten over door het uitblijven van de vergoeding.’

Van Valkenhoef heeft gebruik gemaakt van het kwaliteitshandboek (gebaseerd op de HKZ/ISO-norm), waarmee ze procedures voor haar praktijk heeft aangepast en geïmplementeerd. De diëtiste die deze praktijk dertig jaar runde heeft Van Valkenhoef voorgesteld bij andere disciplines, waaronder huisartsen. ‘Door de kennismaking met de artsen kreeg ik steeds meer verwijzingen binnen.  Ik heb ook een artikel in de krant laten plaatsen over de opening van mijn praktijk en in augustus kwam de Ketenzorg van de grond waaruit ik ook een hele cliëntenstroom kreeg’, aldus Van Valkenhoef.

Verder heeft zij teksten geschreven voor haar website en haar eigen folder ontworpen. Hiervoor heeft zij ‘Admaker’ gebruikt, een softwareprogramma dat DCN ter beschikking stelt om professionele folders te maken. Nu, na een jaar, is ze zeer tevreden en kan ze wekelijks twee dagen volmaken met het begeleiden van cliënten. Ook heeft Van Valkenhoef haar definitieve kwaliteitsregistratie bijna binnen.

Ze stelt dat een duidelijke en informatieve website, in haar geval met de herkenbare uitstraling van de DCN, onmisbaar is. ‘Zorg ervoor dat je hoog staat bij zoekmachines. Zo vinden mensen je sneller.’ Ook het terugrapporteren aan huisartsen heeft er bij Van Valkenhoef voor gezorgd dat artsen sneller aan haar denken bij nieuwe cliënten. Tevens vindt zij het raadzaam andere diëtisten te zoeken om ervaringen mee uit te wisselen, denk aan bijscholingen en intervisiegroepjes of zoek aansluiting bij een multidisciplinair centrum. Als laatste zegt zij: ‘Je moet je niet van de wijs laten maken door de economie. Als je iets wilt, lukt het je ook.’

Voeding Nu biedt op 29 augustus de cursus Verbeter uw website aan, evenals een cursus omgaan met social media. Zie pagina 31 en http://admin.voedingnu.nl/bijeenkomsten.

Dit artikel verscheen in Voeding Nu nummer 7/8 van juli/augustus 2013 op bladzijde 16

Reageer op dit artikel